英語電話対応フレーズ集｜受ける・かける・取り次ぐ完全ガイド
英語の電話対応は、多くの日本人ビジネスパーソンにとって「避けて通りたい業務」の筆頭です。
顔が見えない相手と、音声だけで正確にやり取りするのは、メールよりも何倍も難しいと感じる方も多いでしょう。
筆者も新人時代、初めて海外からの電話を取ったとき、相手の名前すら聞き取れずにパニックになった経験があります。
この記事では、英語電話対応の場面別に使える定番フレーズを紹介していきます。
この記事で分かること
- 電話を受ける・かける・取り次ぐ場面別の実践フレーズ
- 聞き返しの表現や伝言の受け方、留守電メッセージの残し方
- 日本人がやりがちなNG例と、筆者の国際電話体験談から得た教訓
英語電話対応の基本姿勢
英語電話では、まず「ゆっくり、はっきり話す」ことが基本です。
メールや対面の会話と違って、電話では音声の情報だけで意思疎通をしなければなりません。
相手が非ネイティブの場合もあるため、お互いに配慮しながら話すことが大切です。
また、聞き取れなかったときに「Sorry, could you repeat that?」と聞き返すことは、恥ずかしいことではありません。
むしろ、曖昧なまま話を進めるほうがトラブルの元になります。
電話を受けるときのフレーズ
電話がかかってきたときの第一声は、会社の印象を決める重要な要素です。
出だしの定番フレーズ
英語フレーズ: Good morning, Sakura Tech. How may I help you?
日本語訳: おはようございます、Sakura Techです。ご用件をお伺いします。
使うシーン: 午前中に会社で電話を取るとき
英語フレーズ: Thank you for calling Sakura Tech. This is Kenji speaking.
日本語訳: Sakura Techにお電話ありがとうございます。担当の田中です。
使うシーン: 丁寧に自己紹介をするとき
英語フレーズ: Sakura Tech, Sales Department. How can I assist you?
日本語訳: Sakura Tech、営業部です。ご用件は何でしょうか。
使うシーン: 部署名を名乗るとき
英語フレーズ: Hello, this is Kenji Tanaka.
日本語訳: もしもし、田中健司です。
使うシーン: カジュアルに応答するとき
相手の名前と用件を確認する
英語フレーズ: May I ask who’s calling, please?
日本語訳: どちら様でしょうか。
使うシーン: 相手の名前を尋ねるとき
英語フレーズ: Could I have your name, please?
日本語訳: お名前をお伺いできますか。
使うシーン: 相手の名前を丁寧に確認するとき
英語フレーズ: May I ask what this is regarding?
日本語訳: ご用件をお伺いできますか。
使うシーン: 用件を確認するとき
英語フレーズ: Which company are you calling from?
日本語訳: どちらの会社からお電話いただいていますか。
使うシーン: 会社名を確認するとき
電話をかけるときのフレーズ
電話をかけるときも、最初の自己紹介が重要です。
自己紹介と用件の切り出し
英語フレーズ: Hello, this is Kenji Tanaka from Sakura Tech.
日本語訳: もしもし、Sakura Techの田中健司です。
使うシーン: 電話の冒頭で自己紹介するとき
英語フレーズ: May I speak to Ms. Johnson, please?
日本語訳: Johnson様はいらっしゃいますか。
使うシーン: 特定の人に取り次ぎを依頼するとき
英語フレーズ: I’m calling regarding our meeting scheduled for next Monday.
日本語訳: 来週月曜日の会議の件でお電話しました。
使うシーン: 用件を伝えるとき
英語フレーズ: I’m returning Ms. Johnson’s call from earlier today.
日本語訳: 本日早くJohnson様からいただいたお電話の折り返しです。
使うシーン: 折り返し電話をかけるとき
英語フレーズ: Is this a good time to talk?
日本語訳: 今、お話しする時間はありますか。
使うシーン: 相手の都合を確認するとき
取り次ぐときのフレーズ
電話の取り次ぎは、英語電話対応の中でも頻出かつ重要な場面です。
取り次ぎの定番フレーズ
英語フレーズ: Just a moment, please. I’ll put you through.
日本語訳: 少々お待ちください。お繋ぎします。
使うシーン: 相手に取り次ぐとき
英語フレーズ: Please hold the line. I’ll transfer your call.
日本語訳: そのままお待ちください。お電話を転送します。
使うシーン: 電話を転送するとき
英語フレーズ: Let me check if he’s available.
日本語訳: 在席しているか確認いたします。
使うシーン: 在席確認をするとき
英語フレーズ: I’ll connect you to her now.
日本語訳: ただいまお繋ぎします。
使うシーン: 接続を案内するとき
担当者が不在のときのフレーズ
英語フレーズ: I’m afraid Mr. Smith is not available at the moment.
日本語訳: あいにくSmithは現在席を外しております。
使うシーン: 不在を伝えるとき
英語フレーズ: He is currently in a meeting.
日本語訳: 彼は現在会議中です。
使うシーン: 会議中であることを伝えるとき
英語フレーズ: She is out of the office today.
日本語訳: 本日は外出しております。
使うシーン: 外出中を伝えるとき
英語フレーズ: He is on another line right now.
日本語訳: 彼は現在別の電話に出ております。
使うシーン: 他の電話中であることを伝えるとき
英語フレーズ: She is on a business trip until Friday.
日本語訳: 金曜日まで出張中です。
使うシーン: 長期不在を伝えるとき
伝言の受け方
担当者が不在の場合、伝言を受けるスキルが重要になります。
伝言を申し出るフレーズ
英語フレーズ: Would you like to leave a message?
日本語訳: 伝言をお預かりしましょうか。
使うシーン: 伝言を申し出るとき
英語フレーズ: May I take a message?
日本語訳: ご伝言をお預かりしてもよろしいですか。
使うシーン: 伝言を預かる許可を求めるとき
英語フレーズ: Would you like him to call you back?
日本語訳: 折り返しお電話させましょうか。
使うシーン: 折り返しを提案するとき
英語フレーズ: Could I have your contact number, please?
日本語訳: お電話番号をお伺いできますか。
使うシーン: 電話番号を尋ねるとき
英語フレーズ: Let me make sure I have this right. Your name is David Smith from ABC Corporation.
日本語訳: 確認させてください。ABC Corporationの David Smith様ですね。
使うシーン: 伝言内容を確認するとき
英語フレーズ: I’ll make sure he gets your message as soon as he returns.
日本語訳: 戻り次第、確実にお伝えします。
使うシーン: 伝言を確実に伝える約束をするとき
聞き返しと確認のフレーズ
英語電話では、聞き返しのフレーズが最も重要と言っても過言ではありません。
分からないまま話を進めると、後で大きなトラブルにつながる可能性があります。
聞き返しの定番フレーズ
英語フレーズ: Sorry, could you repeat that, please?
日本語訳: すみません、もう一度お願いできますか。
使うシーン: 聞き取れなかったとき
英語フレーズ: I’m sorry, I didn’t catch that.
日本語訳: すみません、聞き取れませんでした。
使うシーン: 音声が不明瞭だったとき
英語フレーズ: Could you speak a little slower, please?
日本語訳: もう少しゆっくり話していただけますか。
使うシーン: 話すスピードが速いとき
英語フレーズ: Could you spell that for me?
日本語訳: スペルを教えていただけますか。
使うシーン: 名前や固有名詞を確認するとき
英語フレーズ: Let me repeat that to make sure I understand.
日本語訳: 理解を確認するために繰り返します。
使うシーン: 内容を復唱するとき
英語フレーズ: Could you hold on for a moment while I grab a pen?
日本語訳: ペンを取る間、少しお待ちいただけますか。
使うシーン: メモの準備をするとき
英語フレーズ: The line is a bit unclear. Could you speak up, please?
日本語訳: 少し聞こえにくいです。もう少し大きな声でお願いできますか。
使うシーン: 回線状態が悪いとき
留守電メッセージの残し方
留守番電話にメッセージを残す場面は、意外とハードルが高いと感じる方が多いです。
定型を押さえておけば、焦らずに要点を残すことができます。
留守電の基本構造
留守電メッセージは、次の5つの要素を含めるのが基本です。
挨拶、名前、所属、用件、連絡先の順で構成します。
英語フレーズ: Hi, this is Kenji Tanaka from Sakura Tech.
日本語訳: こんにちは、Sakura Techの田中健司です。
使うシーン: 留守電の冒頭で名乗るとき
英語フレーズ: I’m calling about our meeting scheduled for Thursday.
日本語訳: 木曜日に予定されている会議についてお電話しました。
使うシーン: 用件を伝えるとき
英語フレーズ: Could you please call me back at your earliest convenience?
日本語訳: お手すきの際に折り返しお電話いただけますか。
使うシーン: 折り返しを依頼するとき
英語フレーズ: My number is 03-1234-5678.
日本語訳: 私の電話番号は03-1234-5678です。
使うシーン: 電話番号を伝えるとき
英語フレーズ: You can also reach me at kenji@sakuratech.com.
日本語訳: メールアドレスkenji@sakuratech.comでもご連絡いただけます。
使うシーン: 別の連絡先を案内するとき
英語フレーズ: Thank you, and I look forward to hearing from you.
日本語訳: よろしくお願いいたします。ご連絡をお待ちしております。
使うシーン: 留守電を締めくくるとき
電話を終えるときのフレーズ
締めくくりの定番フレーズ
英語フレーズ: Thank you for calling.
日本語訳: お電話ありがとうございました。
使うシーン: 電話を受けた側が締めくくるとき
英語フレーズ: Thank you for your time.
日本語訳: お時間をいただきありがとうございました。
使うシーン: 電話をかけた側がお礼を述べるとき
英語フレーズ: Have a great day.
日本語訳: 良い一日をお過ごしください。
使うシーン: カジュアルな締めくくり
英語フレーズ: I’ll send you a follow-up email with the details.
日本語訳: 詳細はフォローアップメールでお送りします。
使うシーン: メールでの後追いを約束するとき
英語フレーズ: Talk to you soon.
日本語訳: またお話ししましょう。
使うシーン: 親しい相手との締め
実際の電話対応のダイアログ例
ここでは、実際の英語電話対応を会話形式で見てみましょう。
想定シーンは、Kenjiがクライアント企業のABC Corporationに電話をかけ、担当者David Smithに取り次いでもらう場面です。
Receptionist: Good morning, ABC Corporation. How may I help you?
Kenji: Good morning. This is Kenji Tanaka from Sakura Tech. May I speak to Mr. David Smith, please?
Receptionist: May I ask what this is regarding?
Kenji: I’m calling about the contract renewal that we discussed last week.
Receptionist: Certainly. Let me check if he’s available. Please hold the line.
Receptionist: I’m afraid Mr. Smith is on another line right now. Would you like to leave a message or have him call you back?
Kenji: I’d like him to call me back, please. My number is 03-1234-5678.
Receptionist: Let me repeat that. Zero-three, one-two-three-four, five-six-seven-eight. Is that correct?
Kenji: Yes, that’s right. And my name is Kenji Tanaka. That’s K-E-N-J-I, last name T-A-N-A-K-A.
Receptionist: Thank you, Mr. Tanaka. I’ll make sure he gets your message as soon as he’s free.
Kenji: Thank you very much. Have a great day.
Receptionist: You too. Goodbye.
このダイアログから分かるのは、電話対応では「確認」が何度も繰り返されるということです。
相手の名前、電話番号、用件を復唱することで、伝達ミスを防げます。
日本人がやりがちなNG例
筆者の経験から、英語電話対応でよくあるNG例を紹介します。
NG1：「Hello?」を繰り返す
日本語の「もしもし、もしもし」を直訳して「Hello, hello?」と繰り返すのはNGです。
英語では1回の「Hello.」で十分であり、それ以上繰り返すと焦っている印象を与えます。
NG2：名前を名乗らない
電話を受けたときに会社名だけで済ませて、自分の名前を名乗らないのはよくあるミスです。
「This is Kenji speaking.」と必ず名前を添えましょう。
NG3：「I am 〇〇」と言ってしまう
電話口で自分を名乗るとき、「I am Kenji Tanaka.」は不自然です。
英語では「This is Kenji Tanaka.」が正しい表現になります。
NG4：分からないまま相槌を打つ
聞き取れていないのに「Yes, yes.」と相槌を打ち続けると、後で「話が違う」とトラブルになります。
分からなければ必ず「Could you repeat that?」と聞き返しましょう。
NG5：スペルを確認しない
相手の名前や会社名は、必ずスペルを確認することが大切です。
「Is that B as in Bravo or V as in Victor?」のように、フォネティックコードを使うとさらに確実です。
NG6：緊張して早口になる
緊張すると早口になりがちですが、相手も聞き取れず混乱します。
普段の80%のスピードを意識して、ゆっくりはっきり話しましょう。
筆者の国際電話体験談
筆者が外資系商社で働いていたとき、アメリカ・テキサス州の取引先から緊急の電話を受けたことがあります。
時差の関係で早朝の出勤直後、まだコーヒーも飲んでいない状態で受話器を取ったのです。
相手は南部訛りの英語で、しかも工場のノイズが大きく、最初の30秒は何を言っているのかまったく聞き取れませんでした。
筆者は思わず「I’m sorry, the line is a bit unclear. Could you speak a little slower, please?」と伝えました。
すると相手は「Oh, my apologies. Let me move to a quieter area.」と場所を移動してくれたのです。
そこから改めて会話が始まり、結果的にトラブル対応をスムーズに進めることができました。
この経験から学んだのは、聞き取れないときに正直に伝えることは恥ずかしいことではなく、むしろプロフェッショナルな対応だということでした。
相手も「理解してもらえていない状態」を嫌うため、率直に伝えたほうが双方にとって効率的です。
それ以来、筆者は電話の最初に「The connection seems unclear today, so please let me know if you can’t hear me.」と一言添えるようにしています。
英語電話対応上達のコツ
コツ1：よく使うフレーズを紙に書いて貼る
電話機のそばに定型フレーズを書いたメモを貼っておけば、いざという時に焦らず対応できます。
筆者も新人時代は、モニターの脇に5枚のメモを貼っていました。
コツ2：メモを取りながら話す
電話中は必ずペンとメモ帳を用意し、重要な情報を書き留めましょう。
特に名前、日付、電話番号、金額はリアルタイムでメモする習慣をつけると良いです。
コツ3：フォネティックコードを覚える
「A as in Alpha」「B as in Bravo」のようなフォネティックコードを覚えておくと、スペルの確認で混乱することが減ります。
コツ4：時差を意識する
国際電話では相手の時間帯を配慮することが大切です。
「Sorry for calling so early in the morning.」の一言があるだけで印象が変わります。
コツ5：録音して振り返る
自分の電話対応を録音して聞き返すと、改善点が見つかります。
会社のポリシーに従って許可を取ってから実施しましょう。
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まとめ
英語電話対応の鉄則は、「ゆっくり、はっきり、確認しながら話す」の3点に尽きます。
受ける・かける・取り次ぐ・伝言を受ける・留守電を残すといった場面ごとに定型フレーズをストックしておけば、どんな状況でも落ち着いて対応できます。
聞き取れないときに「Could you repeat that?」と聞き返すことは、決して恥ずかしいことではありません。
むしろ曖昧なまま進めるほうが、後で大きなトラブルにつながります。
筆者自身、今でも電話対応のたびに新しい発見があります。
大切なのは完璧を目指すよりも、誠実に相手と向き合うことです。
この記事で紹介したフレーズを繰り返し使ううちに、自然と口から出るようになっていきます。
あなたの英語電話対応が、自信を持って取り組める業務になることを願っています。
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