英語の電話応対ダイアログ｜取次・伝言・折り返しの実例

英語の電話は、相手の顔が見えないぶん難易度が上がります。そんな不安を持つ方へ。

電話応対は、場面ごとの「型」を会話の流れで覚えるのが近道です。

この記事で分かることは次の3つです。

取次・不在対応・伝言・折り返しの一連のやり取りを、会話形式で確認できる
相手が早口でも使える聞き返しや確認のフレーズ
かける側・受ける側の両方の立場での自然な言い回し

登場するのは、取引先のJohnさんと、受け手であるあなた（Aさん）のやり取りを想定しています。

場面1｜電話を受けて取り次ぐ
場面2｜担当者が不在のとき
場面3｜伝言を預かる
場面4｜折り返しの約束をする
場面5｜聞き取れなかったとき
場面6｜自分から電話をかける
場面7｜留守番電話に伝言を残す
よくある質問
まとめ

場面1｜電話を受けて取り次ぐ

まずは、かかってきた電話に出て担当者へ取り次ぐ場面です。

最初のひと言で会社名と自分の状況を伝えると、相手も用件を切り出しやすくなります。

英語	読み方	日本語訳
A: Thank you for calling ABC Trading. How may I help you?	サンキューフォーコーリングエービーシートレーディング。ハウメイアイヘルプユー	お電話ありがとうございます、ABCトレーディングです。ご用件を承ります。
John: Hi, this is John from XYZ Corp. Could I speak to Mr. Sato?	ハイ、ジスイズジョンフロムエックスワイジーコープ。クッダイスピークトゥミスターサトウ	こんにちは、XYZ社のジョンです。佐藤さんはいらっしゃいますか？
A: Sure. May I ask what this is regarding?	シュア。メイアイアスクホワットジスイズリガーディング	はい。どのようなご用件でしょうか？
John: It’s about the delivery schedule for next week.	イッツアバウトザデリバリースケジュールフォーネクストウィーク	来週の納品スケジュールの件です。
A: Thank you. Hold on a moment, please. I’ll put you through.	サンキュー。ホールドオンアモーメント、プリーズ。アイルプットユースルー	ありがとうございます。少々お待ちください。おつなぎします。

“put you through” は「電話をつなぐ」という定番表現です。

用件を先に確認しておくと、取り次がれた担当者がスムーズに対応できます。

場面2｜担当者が不在のとき

次は、名指しされた担当者が席を外している場面です。

不在の事実だけでなく、戻る目安を添えると相手は次の行動を決めやすくなります。

英語	読み方	日本語訳
A: I’m sorry, but Mr. Sato is not at his desk right now.	アイムソーリー、バットミスターサトウイズノットアットヒズデスクライトナウ	申し訳ありませんが、佐藤はただ今席を外しております。
John: Oh, I see. Do you know when he’ll be back?	オー、アイシー。ドゥユーノウホエンヒールビーバック	そうですか。いつ頃お戻りになりますか？
A: He should be back in about an hour.	ヒーシュッドビーバックインアバウトアンアワー	1時間ほどで戻る予定です。
John: All right. Is he available this afternoon?	オールライト。イズヒーアベイラブルジスアフタヌーン	わかりました。今日の午後は捕まりますか？
A: Yes, he should be free after two.	イエス、ヒーシュッドビーフリーアフタートゥー	はい、2時以降なら空いているはずです。

“not at his desk” は「席にいない」という柔らかい言い方です。

“out of the office”（外出中）や “on another line”（別の電話に出ている）も場面に応じて使い分けます。

場面3｜伝言を預かる

担当者が戻るまで待てない相手から、伝言を預かる場面です。

名前のつづりや番号は、こちらから復唱して取り違いを防ぎます。

英語	読み方	日本語訳
A: Would you like to leave a message?	ウッジューライクトゥリーブアメッセージ	ご伝言を承りましょうか？
John: Yes, please. Could you tell him the shipment will be delayed by two days?	イエス、プリーズ。クッジューテルヒムザシップメントウィルビーディレイドバイトゥーデイズ	はい、お願いします。出荷が2日遅れると伝えていただけますか？
A: Certainly. The shipment will be delayed by two days. Anything else?	サートゥンリー。ザシップメントウィルビーディレイドバイトゥーデイズ。エニシングエルス	承知しました。出荷が2日遅れる、ですね。他にございますか？
John: That’s all. My name is John Miller, M-I-L-L-E-R.	ザッツオール。マイネームイズジョンミラー、エムアイエルエルイーアール	以上です。名前はジョン・ミラー、M-I-L-L-E-Rです。
A: Got it, Mr. Miller. I’ll make sure he gets your message.	ガットイット、ミスターミラー。アイルメイクシュアヒーゲッツユアメッセージ	承知しました、ミラーさん。必ずお伝えします。

“leave a message” は「伝言を残す」、”take a message” は「伝言を受ける」と、立場で動詞が変わります。

復唱のときは “Let me repeat that.” と前置きすると、相手も内容を確認しやすくなります。

場面4｜折り返しの約束をする

担当者から後でかけ直してもらう約束をする場面です。

都合の良い時間と番号を確認しておくと、折り返しが一度で済みます。

英語	読み方	日本語訳
John: Could you ask him to call me back?	クッジューアスクヒムトゥコールミーバック	折り返しお電話いただけますか？
A: Of course. What’s the best number to reach you?	オフコース。ホワッツザベストナンバートゥリーチユー	もちろんです。ご連絡先の番号を教えていただけますか？
John: It’s 03-1234-5678, extension 21.	イッツゼロスリー、ワントゥースリーフォー、ファイブシックスセブンエイト、エクステンショントゥエンティワン	03-1234-5678、内線21です。
A: 03-1234-5678, extension 21. What time works for you?	ゼロスリー、ワントゥースリーフォー、ファイブシックスセブンエイト、エクステンショントゥエンティワン。ホワットタイムワークスフォーユー	03-1234-5678、内線21ですね。何時頃がご都合よろしいですか？
John: Any time before five would be great.	エニータイムビフォーファイブウッドビーグレイト	5時より前ならいつでも大丈夫です。
A: Understood. I’ll have him call you before five. Thank you for calling.	アンダーストゥッド。アイルハブヒムコールユービフォーファイブ。サンキューフォーコーリング	承知しました。5時までにかけ直させます。お電話ありがとうございました。

“call me back” は「折り返す」、”the best number to reach you” は「連絡のつきやすい番号」という決まり文句です。

番号は区切って復唱すると、聞き間違いをほぼ防げます。

場面5｜聞き取れなかったとき

相手の声が小さかったり早口だったりして、聞き取れない場面もあります。

遠慮せず聞き返すほうが、結果的にやり取りが正確になります。

英語	読み方	日本語訳
A: I’m sorry, the line is a bit weak. Could you say that again?	アイムソーリー、ザラインイズアビットウィーク。クッジューセイザットアゲイン	すみません、電波が少し弱いようです。もう一度お願いできますか？
John: Sure. I said the meeting is moved to Friday.	シュア。アイセッドザミーティングイズムーブドトゥフライデー	はい。会議が金曜に変更になったと言いました。
A: Could you speak a little more slowly, please?	クッジュースピークアリトルモアスロウリー、プリーズ	もう少しゆっくり話していただけますか？
John: No problem. The meeting is now on Friday at ten.	ノープロブレム。ザミーティングイズナウオンフライデーアットテン	大丈夫です。会議は金曜の10時になりました。
A: Thank you. So, Friday at ten. I’ve got it.	サンキュー。ソー、フライデーアットテン。アイブガットイット	ありがとうございます。金曜の10時ですね。承知しました。

“the line is weak” は「電波が弱い」、”say that again” は「もう一度言う」という自然な聞き返しです。

最後に内容を復唱すると、相手も「伝わった」と安心できます。

場面6｜自分から電話をかける

立場を変えて、こちらから取引先に電話をかける場面です。

名乗りと用件を最初にまとめると、相手の負担が減ります。

英語	読み方	日本語訳
A: Hello, this is Sato from ABC Trading. May I speak to Ms. Brown?	ハロー、ジスイズサトウフロムエービーシートレーディング。メイアイスピークトゥミズブラウン	もしもし、ABCトレーディングの佐藤です。ブラウンさんをお願いできますか？
Receptionist: May I ask what it’s about?	メイアイアスクホワットイッツアバウト	ご用件を伺ってもよろしいですか？
A: I’m calling about the invoice we received yesterday.	アイムコーリングアバウトジインボイスウィレシーブドイエスタデイ	昨日受け取った請求書の件でお電話しました。
Receptionist: I’ll connect you now. One moment, please.	アイルコネクトユーナウ。ワンモーメント、プリーズ	おつなぎします。少々お待ちください。
A: Thank you very much.	サンキューベリーマッチ	ありがとうございます。

“I’m calling about …” は、用件を切り出す万能の出だしです。

かける側でも、用件を一文で言えるよう準備しておくと落ち着いて話せます。

場面7｜留守番電話に伝言を残す

相手が出ず、留守番電話につながったときに伝言を残す場面です。

名前・会社・用件・連絡先の順で短く残すのが基本です。

英語	読み方	日本語訳
Hi, this is Sato from ABC Trading.	ハイ、ジスイズサトウフロムエービーシートレーディング	もしもし、ABCトレーディングの佐藤です。
I’m calling about tomorrow’s meeting.	アイムコーリングアバウトトゥモローズミーティング	明日の会議の件でお電話しました。
Could you call me back when you get a chance?	クッジューコールミーバックホエンユーゲットアチャンス	お手すきの際に折り返しいただけますか？
My number is 03-1234-5678. Thank you.	マイナンバーイズゼロスリー、ワントゥースリーフォー、ファイブシックスセブンエイト。サンキュー	番号は03-1234-5678です。よろしくお願いします。