インドネシアのRFP（Request for Proposal）は、米国式とは違う公式性を持っています。
BUMNではe-Procurement（LPSE）対応が必要で、SBU（事業ライセンス）の提示も求められます。
このページではRFP、RFQ（見積もり依頼）、RFI（情報収集）の3段階を、ジャカルタB2B発注の実務に基づいて整理します。
「要求仕様＋提出様式＋提出期限＋比較見積もり意向」を必須要素として扱います。
インドネシアRFPプロセス
RFPは段階的なプロセスで進みます。
情報収集段階（RFI）
RFI（Request for Information）は最初の段階で、業界情報の収集が目的です。
具体的な提案や見積もりは求めません。
「Mohon informasi umum tentang layanan Bapak/Ibu」のように依頼します。
提案要請段階（RFP）
RFP（Request for Proposal）は提案書を求める段階です。
技術提案、実装計画、リスク管理、チーム構成などを含む詳細提案を要請します。
提出期限は最低2週間、複雑案件は1ヶ月設けます。
見積もり要請段階（RFQ）
RFQ（Request for Quotation）は具体的な見積もりを求める段階です。
仕様が確定している前提で、価格と納期を比較します。
「Surat Penawaran Harga」（見積書）の様式が指定されることが多くあります。
BUMN特有のe-Procurement（LPSE）
BUMNと政府機関ではLPSE（Layanan Pengadaan Secara Elektronik）を使います。
電子調達システムで、入札参加には事前登録が必要です。
SBU（Surat Badan Usaha、事業ライセンス）の提示も必須です。
件名様式
件名は受信箱で識別しやすい形にします。
「[Permintaan Quote] Proyek 〜 – Nama Perusahaan」型
Permintaanは「依頼」、Quoteは英語からの借用で「見積もり」の意です。
例として「[Permintaan Quote] Proyek Cloud Migration – PT Bank Mandiri」と書きます。
角括弧があると、フィルタールールで優先処理されやすくなります。
「[RFP] Pengadaan 〜 – Tenggat YYYYMMDD」型
Pengadaanは「調達」、Tenggatは「期限」の意です。
例として「[RFP] Pengadaan Sistem CRM – Tenggat 20260515」と書きます。
提出期限を件名に含めることで、提案者が優先順位をつけやすくなります。
RFPメール本文の構造
RFPメールは6つのブロックで構成します。
自社紹介
会社名、業界、規模、所在地を冒頭で紹介します。
「PT Maju Bersama, perusahaan distribusi otomotif dengan 500 karyawan, berbasis di Jakarta」のように書きます。
受信者が会社の規模感を即座に理解できるようにします。
要求仕様
具体的な要求事項を箇条書きで列挙します。
機能要件、非機能要件、スコープ、期間を明示します。
曖昧な表現は避け、できるだけ定量化します。
提出様式
提案書のフォーマット、ファイル形式、構成を指定します。
「PDF maksimal 30 halaman, Excel untuk price list」のように書きます。
BUMNでは社内標準様式が指定されることもあります。
提出期限
提出期限を明確に示します。
「Tenggat: 15 Mei 2026, pukul 17.00 WIB」のように日時とタイムゾーンまで含めます。
Ramadan期は2倍の期間を設けます。
選定基準
選定基準と配点を公開します。
「価格40%、品質30%、実績20%、納期10%」のように透明性を確保します。
透明性は信頼形成の基盤です。
問い合わせ窓口
質問対応の連絡先を一元化します。
「PIC: Bapak Andi Pratama, Email: andi@majubersama.co.id, WhatsApp: +62 812-3456-7890」と明示します。
窓口の一元化で公平性も確保されます。
要求仕様の明確化
要求仕様は4軸で整理します。
機能要件
システムが何をすべきかを記述します。
「ログイン機能、ユーザー管理、レポート生成」のように箇条書きで示します。
各機能の優先度（必須/推奨/オプション）も明示します。
非機能要件（性能、セキュリティ）
性能、セキュリティ、可用性、保守性などを記述します。
「レスポンスタイム3秒以内、SLA 99.9%、ISO 27001準拠」のように定量化します。
UU PDP対応も非機能要件に含めます。
プロジェクトスコープ
プロジェクトに含まれる範囲と含まれない範囲を明確化します。
「In scope: 新規開発、既存システム連携。Out of scope: 既存システム改修、ハードウェア提供」のように書きます。
スコープ曖昧さは後の紛争原因です。
期間とスケジュール
プロジェクト開始日、主要マイルストーン、完了予定日を明示します。
「Mulai: 1 Juni 2026, Milestone 1 (Design): 30 Juni 2026, Selesai: 30 November 2026」のように書きます。
BUMN対応では2倍の余裕を見ることもあります。
提出様式の指定
提案書の様式を細かく指定します。
見積書様式（Surat Penawaran Harga）
Surat Penawaran Hargaは「見積書」の正式名称です。
会社レターヘッド、見積書番号、発行日、有効期限、品目別価格、合計金額、税込/税抜区分を含めます。
e-meterai（電子印紙、IDR 10.000）を貼付するのが標準です。
提案書様式（Proposal）
Proposalは技術提案書を指します。
Executive Summary、技術アプローチ、実装計画、チーム構成、リスク管理、価格情報の構成が標準です。
30〜50ページが一般的なボリュームです。
添付資料リスト
添付資料を一覧化して指定します。
「会社プロフィール、過去実績、SBU、NPWP、ISO証明書」のように具体的に列挙します。
BUMN対応では追加で監査報告書（Laporan Audit）を求められることもあります。
ファイルフォーマット（PDF、Excel）
提案書本体はPDF、価格表はExcelが標準です。
「PDF maksimal 50MB, Excel untuk price detail」と容量制限も含めます。
ZIPでまとめて送るか、Google Drive/OneDriveリンクで送るかも指定します。
提出期限の配慮
提出期限の設定には文化的配慮が必要です。
最低2週間以上確保
RFP作成には最低2週間が必要です。
複雑案件は1ヶ月以上の期間を設けます。
急な期限設定は提案品質に影響します。
週末と公休日考慮
提出期限の前後の週末や公休日を確認します。
金曜午後の提出期限は、Sholat Jumat（金曜礼拝）と重なるため避けます。
月曜午前の提出期限が標準的です。
Ramadan期間の延長
Ramadan期は提出期限を2倍に延長します。
業務時間短縮（7時〜15時）と意思決定遅延を考慮します。
Lebaran連休（2週間）と重なる場合は、連休後に期限を設定します。
比較見積もり意向の伝達
複数社比較の意向は明示するのが標準です。
「Mohon dipahami, kami sedang membandingkan beberapa vendor」
「複数のベンダーを比較していることをご理解ください」の意です。
透明性を確保することで、各社が真剣に提案します。
競合数（3社、5社など）まで開示することもあります。
選定時点の明示
「Pemilihan vendor akan diumumkan pada tanggal 〜」と選定時期を示します。
提案者は他案件の予定を立てやすくなります。
選定遅延時は事前通知が礼儀です。
不採択社への返信約束
「Untuk vendor yang tidak terpilih, kami akan mengirim notifikasi resmi」と返信を約束します。
不採択者への配慮が、長期関係維持の基盤です。
次回案件での再アプローチの可能性も残せます。
選定基準の公開
選定プロセスの透明性は信頼の核です。
価格、品質、日程、実績の配分
選定基準の配点を公開します。
「Harga 40%, Kualitas 30%, Pengalaman 20%, Jadwal 10%」のように示します。
BUMNでは社内ガイドラインで配分が決まっていることもあります。
評価委員会の構成
選定委員会のメンバー構成を共有することもあります。
技術評価委員、価格評価委員、コンプライアンス委員などを示します。
BUMNでは外部監査委員を含めることが標準です。
選定プロセスの透明性
提案受付、書類審査、技術プレゼン、最終選定の各段階を明示します。
各段階のスケジュールも公開します。
透明性が高いほど、優良な提案者が集まります。
BUMN特有のe-Procurement対応
BUMN対応にはLPSE専用の手続きがあります。
LPSE（電子調達システム）登録要件
LPSEに事前登録が必要で、登録には2〜4週間かかります。
会社情報、SBU、NPWP、財務諸表などをアップロードします。
登録後、ユーザーIDとパスワードで参加可能です。
SBU（事業ライセンス）必要書類
SBU（Surat Badan Usaha）は事業ライセンスで、業種別に異なります。
建設業、IT、コンサルティングなど、対応業種を明示する必要があります。
有効期限の確認も重要です。
公開入札（Tender Terbuka）
BUMNでは公開入札が標準で、Tender Terbukaと呼ばれます。
誰でも参加可能で、公平な競争が保証されます。
限定入札（Tender Terbatas）や直接調達（Penunjukan Langsung）もあります。
問い合わせ窓口の整理
質問対応窓口を一元化します。
答弁窓口の一元化
すべての質問は1名の担当者に集約します。
担当者が即答できない場合は社内で確認後、文書で回答します。
多窓口にすると、回答の一貫性が失われます。
答弁公開の有無
BUMN対応では質問と回答を全提案者に共有します。
公平性を確保するためです。
民間案件では個別対応する場合もあります。
連絡手段の指定
メール、WhatsApp、電話のうち優先順位を指定します。
BUMN対応はメールのみが標準です。
民間スタートアップではWhatsApp Businessも併用します。
見積書受信後の処理
受信後の処理プロセスを標準化します。
受領確認メール
「Penawaran sudah kami terima. Tim evaluasi akan menindaklanjuti dalam 1 minggu」のように受領確認を送ります。
24時間以内の返信が標準です。
沈黙は提案者の不安を生みます。
追加質疑の整理
提案内容に質問がある場合、まとめて1通のメールで送ります。
分割送信は提案者の負担を増やします。
質問期限も設定します。
選定結果通知の時期
当初の選定時期通りに通知します。
遅延時は事前に「Pemilihan akan tertunda 1 minggu」と通知します。
無断遅延は信頼喪失の原因です。
不採択社への返信
不採択者への対応も重要です。
感謝と選定結果通知
「Terima kasih atas penawaran Bapak/Ibu. Setelah evaluasi mendalam, kami memutuskan untuk memilih vendor lain」のように丁寧に通知します。
感謝の表現を必ず含めます。
関係維持の基盤となります。
不採択事由の適正共有
選定基準のうちどの項目で他社が優位だったかを簡潔に伝えます。
過度な詳細は避け、改善のヒントとなる程度にとどめます。
「Vendor terpilih memiliki pengalaman lebih banyak di sektor perbankan」のように一般化した表現を使います。
今後の機会維持
「Kami berharap dapat bekerja sama di kesempatan mendatang」と次回機会への希望を示します。
業界は狭く、再会の可能性が高いためです。
長期視点での関係維持が重要です。
価格交渉メール
価格交渉も標準的なプロセスです。
「Mohon dapat dipertimbangkan harga yang lebih kompetitif」
「より競争力のある価格をご検討ください」の意です。
直接的な値引き要求を避けた婉曲表現です。
競合価格を引き合いに出すこともあります。
直接的価格圧迫の回避
「もっと安く」「他社はもっと安い」のような直接的な圧迫は避けます。
面子（muka）の問題が発生し、関係が悪化します。
条件付きの提案として価格交渉を組み立てます。
条件改善の提案
「Jika dapat menyesuaikan harga 10%, kami siap menambah scope」のように、双方の利益を考えた提案にします。
支払い条件、納期、保証期間など、価格以外の交渉カードも活用します。
Win-Winの構造を作ります。
具体的なRFPメールの完成例
ここまでの要素を組み合わせた完成例を示します。
件名: [RFP] Pengadaan Sistem CRM untuk PT Maju Bersama – Tenggat 20260515
本文冒頭: Yang terhormat Bapak/Ibu Vendor, Dengan hormat,
第1段（自社紹介）: PT Maju Bersama, perusahaan distribusi otomotif dengan 500 karyawan dan 12 cabang di Indonesia, sedang melakukan pengadaan sistem CRM untuk meningkatkan layanan pelanggan.
第2段（要求仕様）: Kebutuhan utama: 1) Manajemen pelanggan terintegrasi, 2) Mobile app untuk sales force, 3) Dashboard analytics real-time, 4) Integrasi dengan ERP existing, 5) UU PDP compliance.
第3段（提出様式）: Mohon mengirimkan: 1) Proposal teknis (PDF, max 30 halaman), 2) Surat Penawaran Harga (PDF, dengan e-meterai), 3) Company profile, 4) Daftar referensi, 5) SBU dan NPWP.
第4段（提出期限）: Tenggat pengiriman: 15 Mei 2026, pukul 17.00 WIB. Email: rfp@majubersama.co.id.
第5段（選定基準）: Kriteria pemilihan: Harga 40%, Kualitas 30%, Pengalaman 20%, Jadwal 10%. Pengumuman pemilihan: 5 Juni 2026.
第6段（窓口）: PIC pertanyaan: Bapak Andi Pratama, Email: andi@majubersama.co.id, WhatsApp: +62 812-3456-7890.
結語: Kami nantikan penawaran Bapak/Ibu. Hormat saya, [署名]
日本人のRFPメールNG3選
失敗のパターンは決まっています。
要求仕様の曖昧さ
「業界標準のシステム」「使いやすいUI」のような曖昧表現は無効です。
定量化、具体化を徹底します。
提案者が解釈に迷う表現は使いません。
提出期限が短すぎ
1週間以内の提出要請は、品質低下と関係悪化を招きます。
最低2週間、複雑案件は1ヶ月を確保します。
Ramadan期は2倍の期間を設けます。
選定基準非公開で信頼低下
選定基準を公開しないと、提案者は何を重視すべきか判断できません。
透明性が信頼形成の基盤です。
BUMN対応では特に厳格に守ります。
関連記事
インドネシアビジネスメール完全ガイドでは基本作法を扱います。
請求書と督促はe-Faktur督促メールを参照してください。
NDAと契約書レビューはNDA契約メールでまとめています。
依頼の基本表現は依頼メールを確認してください。
断りの基本パターンは断りメールに整理しています。
